Implementando un Sistema ERP: Lo que Debes Saber de la Infraestructura y Mantenimiento

Implementar un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) no solo implica elegir el software adecuado y al proveedor correcto. La infraestructura tecnológica y su mantenimiento son aspectos clave para garantizar el rendimiento, la seguridad y la estabilidad del sistema a lo largo del tiempo.

Muchas empresas que evalúan implementar un ERP se preguntan:

• ¿Qué tipo de infraestructura necesitamos?

• ¿Debemos alojar el ERP en la nube o en servidores propios?

• ¿Cuánto costará mantener el sistema en óptimas condiciones?

• ¿Qué medidas de seguridad y soporte técnico se requieren?

En este artículo, responderemos a estas preguntas y exploraremos todo lo que las empresas deben saber sobre la infraestructura y mantenimiento de un ERP antes de implementarlo.

1. Tipos de Infraestructura para un ERP: ¿Nube o Servidores Propios?

Una de las primeras decisiones que una empresa debe tomar es dónde alojar el ERP. Existen dos opciones principales:

1.1. ERP en la Nube (Cloud ERP - SaaS)

En este modelo, el ERP se aloja en servidores externos gestionados por un proveedor. Se accede a través de Internet, y la empresa paga una suscripción mensual o anual.

✅ Ventajas:

✔ No requiere inversión en servidores ni hardware propio.

✔ Se actualiza automáticamente sin intervención del equipo interno.

✔ Accesible desde cualquier ubicación con conexión a Internet.

✔ Escalable: permite aumentar o reducir capacidades según la necesidad.

🚩 Desafíos:

❌ Dependencia total de la conectividad a Internet.

❌ Costos recurrentes por suscripción.

❌ Menor control sobre la infraestructura y los datos.

1.2. ERP en Infraestructura Propia (On-Premise)

En este modelo, el ERP se instala en los servidores físicos de la empresa. Todo el sistema es gestionado internamente por el equipo de TI.

✅ Ventajas:

✔ Mayor control sobre los datos y la seguridad.

✔ No requiere pagos recurrentes por suscripción (solo mantenimiento).

✔ Permite mayor personalización del sistema.

🚩 Desafíos:

❌ Requiere una inversión inicial en servidores y hardware.

❌ La empresa debe encargarse de las actualizaciones y mantenimiento.

❌ Necesita un equipo de TI capacitado para administrar el sistema.

📌 ¿Cuál elegir?

Si la empresa prefiere reducir costos iniciales y contar con actualizaciones automáticas, la nube es una buena opción. Si la empresa necesita un mayor control sobre los datos y la seguridad, la infraestructura propia puede ser más conveniente.

2. Requerimientos de Infraestructura para Implementar un ERP

Si se opta por un ERP en infraestructura propia, la empresa debe asegurarse de contar con los recursos adecuados. Los principales elementos a considerar son:

2.1. Servidores y Capacidad de Almacenamiento

🔹 Procesador: Debe ser lo suficientemente potente para soportar múltiples usuarios y procesos simultáneos.

🔹 Memoria RAM: Se recomienda un mínimo de 16 GB para empresas pequeñas y más de 64 GB para empresas grandes.

🔹 Espacio en Disco: Dependerá del volumen de datos, pero se recomienda un almacenamiento SSD de alta velocidad.

2.2. Redes y Conectividad

🔹 Ancho de banda adecuado: Un ERP debe operar con rapidez, por lo que se requiere una red interna estable y segura.

🔹 Acceso remoto: Si los empleados necesitan acceder al ERP desde diferentes ubicaciones, se debe garantizar una conexión segura a través de VPN o protocolos de acceso cifrado.

2.3. Seguridad y Protección de Datos

🔹 Firewall y protección contra ciberataques: Evita accesos no autorizados y protege la información sensible.

🔹 Copias de seguridad automáticas: Se recomienda realizar backups diarios y semanales para evitar pérdida de datos en caso de fallos.

🔹 Sistemas de recuperación ante desastres: Es clave contar con un plan de recuperación rápida en caso de incidentes.

3. Mantenimiento de un ERP: ¿Qué Debe Considerar la Empresa?

Un ERP no termina con su implementación; necesita mantenimiento continuo para garantizar su correcto funcionamiento y evitar fallos operativos.

Los principales aspectos del mantenimiento incluyen:

3.1. Actualización del Sistema

📌 ¿Por qué es importante?

🔹 Los ERP reciben actualizaciones periódicas con mejoras de rendimiento, nuevas funcionalidades y parches de seguridad.

🔹 No actualizar el ERP puede generar vulnerabilidades y errores en el sistema.

🔹 Esto aplica no solo al ERP, sino a la infraestructura sobre la que se monta el sistema.

📌 ¿Quién se encarga?

🔹 En un ERP en la nube, las actualizaciones son automáticas y gestionadas por el proveedor.

🔹 En un ERP on-premise, el equipo de TI debe coordinar las actualizaciones con el proveedor y realizar pruebas antes de aplicarlas, tanto para la actualización del ERP como de las plataformas tecnológicas sobre las que estará montada la solución.

3.2. Gestión de Usuarios y Soporte Técnico

📌 Desafíos comunes:

🔹 Asignación de permisos de usuario para garantizar que cada colaborador acceda solo a la información necesaria.

🔹 Soporte para solucionar errores técnicos o incidencias del sistema.

📌 Estrategia recomendada:

🔹 Definir un equipo interno o contar con un proveedor de soporte que atienda problemas de manera rápida y eficiente.

3.3. Monitoreo de Rendimiento

📌 ¿Por qué es clave?

🔹 Detectar posibles problemas de rendimiento antes de que afecten la operación.

🔹 Evitar sobrecarga de servidores y optimizar el uso de recursos.

📌 Herramientas recomendadas:

🔹 Sistemas de monitoreo en tiempo real que alerten sobre fallos o picos de uso inusuales.

3.4. Seguridad y Respaldo de Datos

📌 Riesgos a evitar:

🚩 Pérdida de datos por errores humanos o fallos en la infraestructura.

🚩 Ciberataques que puedan comprometer la información sensible de la empresa.

📌 Medidas clave:

✅ Realizar copias de seguridad automatizadas en servidores seguros.

✅ Implementar autenticación multifactor para accesos críticos.

✅ Establecer protocolos de respuesta ante incidentes de seguridad.

4. Costos de Infraestructura y Mantenimiento

Las empresas deben calcular el costo total de propiedad (TCO) del ERP, considerando:

4.1. Costos Iniciales

🔹 Licencias del ERP (si aplica).

🔹 Compra de servidores, almacenamiento y equipamiento de red (si es on-premise).

🔹 Servicios de consultoría e implementación.

4.2. Costos Recurrentes

🔹 Mantenimiento y actualizaciones del sistema.

🔹 Soporte técnico y administración de la plataforma.

🔹 Renovaciones de hardware cada 4 a 5 años (si es on-premise).

📌 Consejo: Antes de decidir, la empresa debe comparar los costos entre ERP en la nube y ERP en infraestructura propia, ya que los modelos de costos varían significativamente.

5. Conclusión: La Infraestructura y Mantenimiento Definen la Estabilidad del ERP

La implementación de un ERP no se trata solo de elegir el software correcto, sino también de contar con la infraestructura adecuada y un plan sólido de mantenimiento para garantizar su óptimo funcionamiento.

📌 Antes de implementar un ERP, la empresa debe responder preguntas clave como:

✅ ¿Dónde alojaremos el ERP? (¿Nube o servidores propios?)

✅ ¿Quién se encargará del mantenimiento y soporte técnico?

✅ ¿Qué medidas de seguridad implementaremos para proteger los datos?

Si tu empresa está considerando un ERP y tiene dudas sobre infraestructura y mantenimiento, es recomendable contar con especialistas que ayuden a evaluar la mejor opción para garantizar estabilidad, seguridad y escalabilidad.

🔎 En los próximos artículos, exploraremos otros aspectos clave de la implementación de un ERP, incluyendo gestión del cambio, costos ocultos y cómo garantizar una implementación exitosa. ¡Acompáñanos en este camino hacia la transformación digital! 🚀